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電子論文

加強電子檔案的管理與利用

時間:2019年09月21日 所屬分類:電子論文 點擊次數:

摘要:科技的發展促進了工作方式的轉變,信息技術的廣泛利用出現了越來越多的電子檔案,而且這一趨勢是逐年上升,管理這些電子檔案已經變得迫在眉睫,如何有效的加強電子檔案的管理是目前檔案部門的一個重要課題,通過對電子檔案更好的管理,使電子檔案能夠

  摘要:科技的發展促進了工作方式的轉變,信息技術的廣泛利用出現了越來越多的電子檔案,而且這一趨勢是逐年上升,管理這些電子檔案已經變得迫在眉睫,如何有效的加強電子檔案的管理是目前檔案部門的一個重要課題,通過對電子檔案更好的管理,使電子檔案能夠更加便利地發揮價值。

  關鍵詞:加強;電子檔案;管理;利用

電子檔案

  電子檔案是指機關單位或其他組織在處理公務的過程中,通過電腦、網絡等設備傳輸和存儲的文本、圖片、音頻、視頻等資料,這些資料要根據時間、范圍、技術要求、格式等規范進行整理,保證其質量。下面筆者就從電子檔案利用的主要途徑,加強電子檔案的重要意義,做好電子檔案管理的主要措施方面進行闡述。

  一、電子檔案利用的途徑

  電子檔案與紙質檔案相比較,其查詢準確率比紙質檔案快速的多,檢索起來非常的方便,但電子檔案必須有相應的信息技術的支撐,這樣優勢才能得以發容量,通過復制、網絡傳輸、直接利用三種途徑來實現。

  1.復制。

  電子檔案最方便的就是拷貝。可以向使用者提供原始的數據狀態,使其使用過程具有了權威性和說服力。檔案管理部門把可供復制的資料提供給使用者時,應該把文件及匹配的軟件提供給用戶或者把文件轉化為通用的格式,當用戶不會使用軟件時,檔案管理人員也可為其提供圖片或其他形式供其復印。

  2.網絡技術。

  通過網絡的便捷可以使檔案室進行功能進行延伸,而且節省了時間和物力,是目前電子檔案室建設的重點,通過網絡通訊技術,可以使用戶足不出戶就可以輕松訪問資料,并且在不同的檔案部門實現資料的互相交流學習,以及向上級報道檔案資料,都可以通過網絡信息技術來實現。

  3.直接利用。

  利用檔案部門的軟件,可以打通多個平臺相互之間的通道,使檔案在多個部門可以共享、查詢。提高了信息的準確度和效率。使多個讀者同時共享一份電子資料,這是目前檔案平臺建設的重點,當然這也要求檔案管理部門做細、做精檔案信息資料的質量,提供更多、更有價值的信息資源。

  二、加強電子檔案管理的重要意義

  電子檔案在目前大多數單位都未引起足夠的重視,事實上管理好電子檔案的意義是非常重大的。這也是將來由檔案管理部門需要轉變的思維模式,對傳統的管理模式進行有效補充,下面分析電子檔案管理的意義。

  1.加強電子檔案管理,節省了勞動力

  以前的檔案管理,特別是年久的檔案資料,破損很嚴重,需要投入大量的大力物力來保護,并且不可避免地存有被損壞的風險,如果將其轉化為電子檔案,這樣很多資料不需要去人頻繁的觸碰,減少檔案的損壞率,通過信息的檢索可以輕松的查閱,減輕了檔案工作人員的工作量,提高了檔案歸檔、檢索的速度,雖然前期工作略為繁重一些,但后期將大大減輕人力物力,實現電子化后,工作效率也將大大提高,除非有特殊情況需要查看紙質資料,一般只需要看電子檔案即可。

  2.加強電子檔案管理,優化了檔案管理服務

  檔案管理的作用是為使用者提供便捷、高效的服務。當信息資源實現信息化后將可以實現信息網絡傳播,這是電子檔案的優勢,大量的資源存儲在云數據中,一是實現了用戶的快速檢索、篩選,二是實現了閱讀不受限于時間,三是提高了信息的價值。為查閱者提供高質量的服務就要要求檔案管理人員必須要拓展知識面,學精網絡信息技術,做到檔案資源與信息技術的有效整合,提高自身的業務素質,使檔案管理工作發揮出它的社會效率。

  3.加強電子檔案管理,滿足不同使用者的要求

  社會的發展,對檔案資料的依賴越來越強,有更多的使用者不僅需要原始的文本材料,還需要原始的圖片、影像等資料,傳統的檔案管理模式是無法滿足其需求的。而電子檔案這種易于傳播性和便捷的復制可以滿足使用者的多種需求,使用者也減輕了后期整理文本的工作量,引用、整理都會變得很輕松。社會的發展促使檔案管理工作向電子化轉變,科學技術越發達,信息量就會增加,傳播的資料會增多,檔案工作的任務越繁重,也表現出一種動態性,加強電子檔案的管理也是適應社會多樣化需求的結果。

  三、做好電子檔案管理的主要措施

  1.健全檔案使用制度,有效整合檔案資源

  檔案的使用要規范,必須建立相應的制度,電子檔案也一樣需要制度的規范。查閱檔案必須獲得批準,什么級別的檔案都應做到明確的分類。電子檔案可以使用網絡信息技術軟件來進行分類,同時做好收集、整理電子檔案的規范性,保證電子資料的及時入檔,使用者可以及時查閱到。而紙質檔案也不能完全遺忘,做好兩者之間的整合與互補,提高檔案的使用效率。

  2.檔案使用要規范,加密處理要妥當

  電子檔案的易于傳播復制性,使信息更容易被泄露。因此要對電子檔案的密碼級別進行有效管理。對不能完全公開的檔案資料,不能使用復制方式提供給使用者,即使瀏覽也必須要檔案管理人員的監管之下進行。采取網絡端口或移動APP端進行訪問時,要采取相應的加密進行處理,并且使用的密碼要不定期更換,采取穩妥的方式保證檔案資料的安全。

  3.建立“雙套制”模式,保證級別信息的安全

  “雙套制”指的電子與紙質檔案同時入檔保存。這項工作要求的標準是比較高的,這就要求檔案管理人員提高專業技術能力,熟練掌握辦公應用軟件、計算機網絡、檔案后臺管理軟件等相應的現代信息技術,這樣才方便進行工作的開展。同時“雙套制”需要解決檔案的級別分類的問題,即那些檔案實行,那些檔案不實行都要有明確的劃分標準,使檔案管理人員進行來準確識別,這樣才能保證重要的資料不遺失,重要的信息完整保存。

  4.提高檔案管理人員素質和責任心

  電子檔案同樣遵循檔案管理的嚴格要求,檔案管理人員必須認識到檔案的重要性,既做到合理利用,同時又需要保證這些珍貴資源的安全性,檔案室要做好防火、防水、防蟲、防盜等多種預防工作,配備相應的安全設施設備,定期檢查消防設備,檔案管理工作比較單調,必須要有強烈的責任心和恪盡職守、甘于清貧的工作作風,數十年如一日,堅守工作崗位,使檔案資源得到可靠、安全、有效的保護。

  現代社會正處于信息繁榮時期,互聯網技術滲透到每一項工作中,由此產生出更多的電子檔案,電子檔案的保存與利用是當前一項復雜的工作,要根據單位的實際情況,加強管理,確保電子檔案的安全和使用規范,盡可能多為使用者提供服務,使其發揮出應有的價值。

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